信息技术在学校学籍档案管理中的应用 摘要：学籍管理是中学生成长轨迹的真实记录，是中学教学管理的重要组成部分。 随着现代科学技术的发展，信息技术管理方法在高校学籍档案管理中的应用，克服了传统档案管理的诸多隐忧。 文章从内容管理、载体管理、使用管理三个方面介绍了信息技术在高校学籍档案管理中的应用，供参考。 关键词：信息技术； 大学档案管理； 学籍档案管理； 内容管理; 承运商管理； 使用管理：A:G647:1009-2374(2015)13-0040-02DOI:10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.13.021 大学生学籍档案参考个人情况和中学的原始记录对中学生在招生、教学、毕业等过程中的评价，一般包括小学学籍成绩、体检表、党团关系、评价材料、大学考试成绩、奖惩等。此外学籍管理是中学生成长轨迹的真实记录，也是中学教学管理的重要组成部分，也是维护中学正常教学秩序的重要途径。 随着现代科学技术的发展，信息技术管理方法已应用于学校档案管理中，克服了传统档案管理的许多负面后果。 其应用主要体现在内容管理、载体管理、使用管理三个方面，下面详细说明。 1内容管理随着高校扩招和校企合作，传统的手工档案管理已经显现出太多的负面后果。
利用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅将中学生的各种档案信息转化为数据，建立资源档案，而且方便学校统计和流转。 学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种方法。 对于学籍文件来说，主要包括元数据和数据之间的关系。 内容管理的具体实现是根据管理目标的要求进行内容建模、元数据提取、设置元数据信息、设置管理内容之间的关系。 以中学生体检表为例，其元数据主要包括中学生姓名、学号、入学时间、专业、班级。 数据主要包括复检项目、体检结果等，建模后的复检元数据与数据的关系如表1所示。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以实现通过多个相互关联的表。 可以看出，表1存储归档元数据，图1管理关系数据库系统原始学籍模板下载网站，通过资源服务器存储内容，通过应用服务器对外提供服务。 表1 体检表文件元数据建模属性名称属性分类说明StudentID号字符型中学生号，如20030541022StudentName字符型中学生姓名，如张明明Registered-rDate日期类型入学时间，如2003/9/1Major性格类型专业，如临床护理类 性格类，如预防医学001班 图1 复试结果管理建模 通过学籍档案管理系统，还可以实现与网上学籍管理系统的有机结合。
具体方法是在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍文件生成模块（可以是图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前最常用的选择），然后使用从关系数据库中提取的要素数据直接生成电子档案和元数据信息，然后通过内容管理系统的应用编程接口存储在元数据服务器和资源服务器中。 该系统的集成大大节省了人力、物力，提高了自动化处理的效率。 2 载体管理 我国高校学籍档案通常包括纸质材料、电子文档和其他特殊载体材料。 按照规定，所有材料应保持质量良好、完好无损、清晰、清洁。 现实中，往往由于招生教育缺失、学籍管理方式落后、学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理存在畏惧学籍管理、随意性等诸多问题。修改学生身份信息。 在一定程度上影响了中学生的管理和中学的教学秩序。 传统的纸质档案仍在大量使用，如档案表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案在经过反复检查和复制后，会受到不同程度的腐蚀甚至损坏。 电子文件是随着计算机技术的发展而形成的新型质量文件。 信息通过编码和解码以数字方式呈现。 它的产生、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘。 通过网络进行远程传输，共享性强，不受时间、地点的限制。
只要保存技术到位，就不容易造成损坏，并且可以无限复制。 可见，虽然纸质档案仍然是必要的，但电子档案是未来档案管理的主要发展方向。 进行电子档案管理应注意以下问题： （1）纸质档案转换为电子档案时，必须与纸质档案和其他文件建立准确、可靠的标签关系； （二）采取严格的加密认证等措施，有效保证电子文件不被非正常使用和篡改； （三）对具有档案价值的电子文件进行备份并保存在可离线存储的载体上，并制作纸质或缩微胶卷。 （四）收集文字处理技术生成的电子文件时，应当注明文件存储格式和属性; （5）采集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。 此外，还应关注电子档案保存的有效性：（1）每年对涉及电子档案的生产单位和档案保管部门的设备更新情况进行检查和登记； （二）按时进行抽样机读检查； (3)进行设备环境更新时，应确认库存载体与新设备的兼容性； （四）磁性载体上的电子文件每四年转移一次。 3 使用管理在信息社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务形式应不断变革和发展。 高校档案管理人员应将过去档案查询的服务模式转变为档案信息开发与协助的模式。 学籍档案的申请者按照系统用户可以分为学籍档案的申请者和学籍档案的使用者。 申请者主要指中学生本人，用户指接受申请的单位。
通过现代信息使用管理技术，可单独使用，既方便申请人查询、申请查阅个人档案信息，又方便学校的查询、统计和管理。 档案管理员的重点应该转向引导用户搜索。 首先，设置归档信息的索引号并重新归档。 其次，为用户提供检索培训和指导。 值得一提的是，目前二维码的应用非常广泛，也可以在学籍管理系统中进行开发和使用。 虽然二维码在学校系统中还是一个新的领域，但相信在不久的将来会有广泛的应用。 例如，毕业生身份识别模块，专门针对需要获取学籍档案的毕业生而设计。 由于学号一一对应，是中学生的唯一标识，因此管理系统可以以学号为索引来查找学籍档案数据库。 如果学生输入的提示信息与数据库中的信息完全一致，则可以生成属于该学生的文件。 中学生独有的二维码。 这个二维码保存了毕业生的所有个人信息，还可以连接到学生的录取通知书、成绩单、毕业证、学位证等的验证接口。要进一步推广二维码的应用范围，我们首先需要增强档案管理者和使用者对二维码的认可度，加强档案门户网站建设。 基于现行学籍档案管理系统，以中学生申请在线下载成绩单为例，学生获取成绩单的流程如下： (1) 学生登录中学网站，通过验证个人信息（用户名和密码）进入学籍档案管理系统，填写成绩单下载申请表； （2）网络服务器验证通过后，向元数据数据库服务器申请访问令牌（包括文件地址、时间、有效期等信息）； (3) 元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器； (4)网络服务器根据申请者填写的信息向文件用户分发内容访问令牌； (5)文件使用者向资源服务器请求抄本； (6)资源服务器将抄本返回给文件用户。
同样，如果学校管理人员需要访问档案信息原始学籍模板下载网站，也应该遵循类似的步骤，既方便又科学。 尤其是当今新的教学模式和课外实践课程的增加，给学籍管理带来了很大的困难。 利用现代信息技术使管理变得更加容易。 4 结论如何更加科学、高效、安全、稳定地开发和利用档案信息资源是档案管理者面临的重要问题。 高校学籍档案工作的落实并不容易。 除了统一认识、制定严格的规章制度外，还应该运用科学的管理方法，制定适合各学院具体实际的管理制度，形成完整的控制链。 相关工作人员要解放思想，锐意进取，增强信息服务意识，提高信息服务能力，开创学籍档案管理和发展新局面。 参考文献[1]唐祖芳． 浅谈信息时代档案信息资源的发展[J]. 航空档案馆，2013，（2）。 [2] 卢晓锐. 网络档案信息资源开发探讨[J]. 科学技术档案，2014，（1）。 [3] 李家秋，等。 浅谈高中学生学籍档案的管理与发展[J]. 湖南工业职业技术学院学报，2004，4（1）。 [4] 董平军，等。 内容管理技术在高校学籍档案管理中的应用[J]. 现代图书馆与信息技术，2007，（3）。 [5]党秀丽。 档案信息的管理与利用[J]. 新课程（下），2014年，（7）.-文末-
